BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Dalam perkembangan
sumber daya manusia, perusahaan atau organisasi sangat berperan erat dan aktif
dalam menunjang keberhasilan dan tujuan dari perusahaan atau organisasi
tersebut. Untuk itu diperlukan upaya-upaya yang sangat relevan pada setiap
struktur-struktur organisasi, agar dalam proses terlaksananya visi dan misi
dari organisasi atau perusahaan tersebut tujuan dari organisasi atau perusahaan
dapat membuahkan hasil yang memuaskan serta dapat menopang kesuksesan didalam
suatu organisasi. Berkenaan dengan
itu, organisasi atau perusahaan mempunyai seseorang yang dalam kegiatannya mengatur
dan menjalankan organisasi atau perusahaan agar usaha tersebut dapat terus
berlangsung dalam jangka waktu yang sangat lama. Dalam hal ini seseorang yang
mengatur dan menjalankan suatu organsasi atau perusahaan dinamakan dengan manajer, dialah
yang memegang peranan kelangsungan hidup dan aktivitas-aktivitas dari organisasi atau perusahaan. Tentunya manajer disini mempunyai kemampuan yang sangat
cerdas dan pandai dalam mengendalikan organisasi atau perusahaan dalam keadaan apapun.
yang memegang peranan kelangsungan hidup dan aktivitas-aktivitas dari organisasi atau perusahaan. Tentunya manajer disini mempunyai kemampuan yang sangat
cerdas dan pandai dalam mengendalikan organisasi atau perusahaan dalam keadaan apapun.
Organisasi
merupakan kumpulan dari beberapa sturktur-sturktur dan sistem-sistem yang
saling terintegrasi satu sama lain dalam pelaksanaannya. Seorang manajer dalm mengatur
atau menjalankan suatu organisasi atau perusahaan mempunyai fungsi-fungsi
sendiri, keberhasilan dari seorang manajer inilah yang dalam pelaksanaan
prosesnya menggunakan fungsi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.
Seperti yang telah diuraikan oleh seorang cendikiawan dan industrialis perancis
Henry Fayol bahwa fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu
ada dan melekat didalam proses manajemen yang akan dijadikan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatannya agar mencapai tujuan. Hal inilah yang menjadikan
manajemen ikut berperan dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang
dilaksanakan oleh seorang manajer, sehingga antara manajemen, manajer dan
organisasi mempunyai sendi-sendi yang saling terikat dan tersinkronisasi satu
sama lain.
Manajer yang
melaksanakan kegiatannya pada suatu organisasi atau perusahaan berdasarkan
fungsi manajemen mempunyai 4 tahap pelaksanaan. Dari tiap tahap-tahap tersebut manajer
bisa kita lihat bagaimana dia mengatur
atau menjalankan organisasi atau perusahaan yang dimilikinya.
Pertama, bagaimana
seorang manajer merencanakan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam
organisasi atau perusahaan tersebut. Perencanaan ini merupakan kegiatan yang
berupa menyusun, merancang, dan menganalisis bagaimana aktifitas organisasi atau perusahaan kedepannya. Sehingga, dengan adanya perencanaan maka kegiatan yang akan
dikerjakan semakin terarah dan tepat pada sasaran tujuan. Seorang manajer yang
bijak dapat merencanakan kegiatan-kegiatan yang diprioritaskan didalam
organisasi atau perusahaan. Dengan begitu, produktifitas akan organisasi atau
perusahaan bisa menghasilkan output yang baik tanpa harus merusak atau
menghapus kegiatan-kegiatan yang lain.
Pengorganisasian
adalah pembagian dari aktifitas-aktifitas anggota organisasi atau perusahaan
menjadi beberapa sub-sub pada bidangnya masing-masing. Pengorganisasian
merupakan tahap kedua fungsi manajemen setelah perencanaan, didalam organisasi
seorang manajer ikut berperan dalam mengimplementasikan kebijakan-kebijakannya
mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dibagi dalam struktur-struktur organisasi,
yang secara tidak langsung menjadi manajer dalam bidangnya masing masing
sehingga antara manajer pusat dengan manajer pada masing-masing bidang mempunyai
ikatan yang saling berotasi satu sama lain, hal inilah yang mengakibatkan terjadinya proses
sentralisasi dan desentralisasi yang mana antara manajer pusat dengan manajer
pada bidangnya masing-masing memiliki kebijakan-kebijakannya sendiri. Berkenaan dengan ini, maka secara tidak langsung
pengorganisasian merupakan suatu kegiatan dimana diantara masing-masing manajer
saling mengorientasikan kebijakannya kepada satu manajer atau manajer pusat.
Tahap yang ketiga adalah Pengarahan, dalam tahap ini
seorang manajer harus mempunyai wawasan yang luas dalam membimbing dan mengatur
anggota-anggotanya, karena pengarahan merupakan salah satu fungsi manajemen
dimana dalam prosesnya memerlukan komunikasi yang baik diantara manajer dengan
bawahannya. Sehinnga komunikasi yang baik, bisa memberikan apresiasi dan
semangat kepada bawahannya layaknya sebuah motivasi dalam melakukan
kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan pengarahan ini, maka
pihak organisasi atau perusahaan dapat menetapkan dan menyusun personel yang
akan mengisi berbagai kegiatan-kegiatan.
Komunikasi dalam tahap pengarahan merupakan hal yang
terpenting dalam manajemen, karena proses manajemen baru terlaksana jika
komunikasi dilakukan. Seperti halnya perintah, laporan, informasi, berita,
saran, dan hubungan-hubungan dapat dilakukan dengan komunikasi saja, tanpa
komunikasi maka proses manajemen tidak akan terlaksana.
Dan terakahir adalah tahap pengawasan, tahap ini
merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang sangat penting dalam rangka
menjaga dan mengawasi agar pelaksanaan kegiatan disuatu organisasi atau
perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
Fungsi pengawasan dalam manajemen sering juga disebut dengan pengendalian,
yaitu fungsi manajemen yang kegiatannnya berupa penilaian, mengukur dan
mengoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan bahwa tujuan organisasi
disemua tingkat dan rencana yang didesain untuk mencapainya sedang
dilaksanakan. Sehingga bawahan akan senantiasa melaksanakan tugasnya secara
efektif dan efesiensi, karena fungsi pengendalian atau pengawasan ini merupakan
fungsi yang memberikan tugas kepada seorang manajer untuk melihat secara
langsung kinerja dari masing-masing bawahannya.
Dapat diasumsikan bahwa manajemen dalam organisasi
mempunyai ikatan-ikatan yang saling mempengaruhi satu sama lain dalam fungsi
dan sistemnya. Sehingga sangatlah penting bagi organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan proses usahanya menggunakan fungsi manajemen. Karena, dengan adanya
fungsi manajemen ini maka organisasi atau perusahaan dapat menjalankan proses
usahanya secara semaksimal mungkin, guna mempertahankan likuiditas dari
perrusahaan, serta untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi atau
perusahaan.
1.2.Rumusan Masalah
Manajemen merupakan suatu fungsi yang melibatkan
segala aspek bidang dalam mencapai tujuannya. Dalam hal ini manajer juga
merupakan aktor utama yang menjalankan proses dan fungsi manajemen didalam
organisasi atau perusahaan, oleh karenanya sebuah organisasi atau perusahaan
akan mencapai kesuksesan jika pelaksanaan sistem dari fungsi-fungsi manajemen
dapat terlaksana secara efektif dan efisiensi. Sehingga antara manajemen dan
organisasi mempunyai ketrgantungan yang saling mengikat dalam pelaksanaan
proses usaha. Karena, jika organisasi tidak menggunakan fungsi manajemen, maka
organisasi atau perusahaan tersebut akan mengalami kehancuran, begitupun
sebaliknya jika fungsi manajemen tidak dipakai dalam organisasi atau perusahaan
maka fungsi manajemen tersebut hanya akan menjadi kertas tipis yang mengambang
diudara.
Dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen dalam
mencapai tujuan organisasi sangatlah penting, karena suatu organisasi atau
perusahaan memiliki tujuan yang ingin dicapai. Sehingga fungsi manajemen ikut
berperan dalam mencapainya. Dari uraian yang dikemukakan, maka pokok
permasalahan utama dalam diskusi ini adalah :
- Bagaimana hubungan manajemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan ?
- Mengapa peran manajer begitu penting dalam sebuah organisasi ?
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1.Pengertian
Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti
"seni melaksanakan dan mengatur." Manajemen belum memiliki definisi
yang mapan dan diterima secara universal. Mary
Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer
bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Manajemen
merupakan suatu keistemewaan dalam menangani masalah waktu dan hubungan
manusia ketika hal tersebut muncul dalam organisasi. Manajemen juga
merupakan suatu usaha menciptakan masa
depan yang lebih baik, dengan mengingat masa lalu dan masa kini,
manajemen juga bisa dipraktekkan di dalam dan refleksi dari era sejarah tertentu serta
menghasilkan konsekuensi dan pengaaruh yang muncul dengan berlalunya waktu.
kita baru saja memperhatikan bagaimana
organisasi mempengaruhi masa lalu, masa kini dan masa depan. Ide tentang waktu
dalam organisasi mempunyai beberapa elemen sebagai berikut :
a.
manajer bertindak dalam hubungan yang bersifat dua arah, setiap pihak dipengaruhi oleh yang lain.
b.
manajer bertindak dalam hubungan yang pengaruhnya menyebar pada orang lain, dapat membuat menjadi
lebih baik dan bisa pula lebih buruk.
c.
manajer dengan cepat memainkan hubungan
simultan berganda.
2.2. Prinsip Manajemen Fayol
Henry
Fayol sebenarnya bukanlah cendekiawan, ia adalah pebisnis Perancis yang dengan
cermat menganalisis riwayat kerjanya yang panjang di dalam bidang manajemen,
dan menulis prinsip-prinsip manajemen dalam buku Administration Industrielle et Generale. karena seorang praktisi,
Fayol tidak menghasilkan teori yang lengkap atau falsafah yang mendalam tentang
manajemen. prinsip manajemen yang ditulisnya bersifat universal, artinya
prinsip-prinsip ini dapat diterapkan di dalam organisasi manapun.
prinsip-prinsip ini juga tidak secara kaku harus ada di dalam setiap organisasi,
tetapi disesuaikan dengan situasi dan kondisi. dan prinsip-prinsip Fayol itu
adalah :
a. Pembagian
Kerja
Pembagian kerja merupakan
spesialisasi yang dianggap perlu agar penggunaan tenaga kerja bisa efisien.
b. Otoritas
dan Tanggung Jawab
Fayol
melihat bahwa ada hubungan antara otoritas dan tanggung jawab. Tanggung jawab
muncul dari adanya otoritas. Jadi, jika seorang ketua harus bertanggung jawab
akan lancarnya suatu acara, ia juga harus diberi kekuasaan yang sepadan.
c. Disiplin
Agar
tujuan organisasi bias tercapai, harus ada disiplin. tidak ada bisnis yang
dapat berjalan lancar bila tidak memiliki disiplin. namun, disiplin tidak
datang dengan sendirinya. disiplin harus diterapkan dan dipertahankan.
d. Kesatuan
Komando
Kesatuan
komando berarti bawahan harus menerima perintah dari satu atasan saja.bila
bawahan menerima perintah dari banyak atasan maka akan terjadi kekacauan,
apalagi bila perintah tersebut berlainan, atau bahkan berlawanan.
e. Kesatuan
Pengarahan
Menurut
prinsip ini, setiap kelompok aktivitas dengantujuan yang sama harus memiliki
satu kepala dan satu rencana.
f. Mengutamakan
Kepentingan Umum dibanding Kepentingan Individu
Ini
sudah jelas, kepentingan bersama harus lebih diutamakan dari kepentingan
individu. Karena bila tidak, organisasi bisa berantakan.
g. Gaji
Pemberian
gaji harus adil bagi karyawan. Artinya, gaji yang diberikan harus sesuai dengan
kebutuhan hidup, situasi ekonomi, serta kondisi perusahaan.
h. Sentralisasi
dan Desentralisasi
Seperti
pembagian kerja, sentralisasi dianggap Fayol sebagai hal yang alami. Masalah
ini juga tergantung pada proporsi. Diorganisasi yang kecil, yakni manajer
langsung memberikan perintah kepada bawahan, terjadi sentralisasi secara
absolute. Namun dalam skala besar, dimana ada rantai yang panjang antara
manajer dan bawahan, maka perlu ada desentralisasi.
i. Rantai
Saklar
Fayol
menganggap rantai saklar sebagai peningkat sebagai peringkat pangkat, mulai
dari yang paling tingi sampai yang paling rendah. Hal ini tidak boleh dilanggar
tanpa sebab, namun harus diperpendek bila birokrasi terlalu berbelit-belit.
j. Keteraturan
Menurut
Fayol keteraturan adalah menempatkan sesuatu atau seseorang yang tepat di
tempat yang tepat. Keteraturan ini bisa tercipta melalui penggabungan atau
keseimbangan antara pengetahuan manusia dan penggunaan sumber daya yang
tersedia.
k. Keadilan
Para
karyawan akan memberikan kesetiaan bila pihak manajer juga bersikap adil dan
baik pada karyawan. Sebaliknya, jika manajer bersikap sewenang-wenang maka
jangan harap para karyawan akan bertahan lama.
l. Stabilitas
masa Jabatan
Baik
manajer maupun karyawan membutuhkan waktu untuk mempelajari pekerjaan mereka.
Jika seorang pegawai keluar atau dipindah dalam waktu singkat, maka perusahaan
akan membuang-buang waktu lagi untuk mengajari pegawai baru.
m. Inisiatif
Inisiatif
merupakan pemikiran atau pelaksanaan suatu rencana. Agar muncul inisiatif dari
bawahan, manajer harus mengurangi egonya. Selama bawahan tidak melanggar
otoritas atau disiplin, dan selama perwujudan inisiatif dapat membantu mencari
tujuan.
n. Semangat
Korps
Inilah
prinsip “bersatu kita teguh, bercerai kita runtuh.” Dengan kesatuan komando,
kerja sama kelompok akan dapat tercapai. Fayol memberikan saran bahwa manajer
harus menjaga agar kelompok tetap bersama.
2.3. Fungsi
Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada
dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer
dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen
pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry
Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi
manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan
mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi
tiga, yaitu:
- Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
b. Pengorganisasian (organizing) dilakukan
dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan
tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana
tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas
tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
c.
Pengarahan
(directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan
manajerial dan usaha.
2.4. Pengertian Manajer
Henry
Mintzberg, seorang ahli teori manajemen terkenal, menunjukkan bahwa menejer
merupakan suatu jabatan yang sangat penting, seperti yang diuraikannya sebagai
berikut
" Tak ada jabatan didalam masyarakat kita yang
lebih penting dari seorang manajer. Manajerlah yang menjadi penentu apakah
lembaga-lembaga sosial melayani kita dengan baik atau mereka justru
menyia-nyiakan potensi dan sumber daya yang kita miliki. Sekarang sudah
waktunya untuk meninggalkan pola pikir lama tentang kerja manajerial dan mulai
mempelajarinya secara realistis sehingga kita dapat segera memulai tugas berat
untuk meningkatkan hasil kerja manajerial tersebut ".
Dalam setiap jabatan manajer selalu melekat satu
tanggung jawab utama dalam membantu organisasi untuk mencapai kinerja yang
tinggi melalui pemanfaatan semua sumber daya yang dimiliki, baik manusia dan
material. Ini semua akan tercapai melalui proses manajemen, yang secara formal diartikan sebagai perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya
untuk mencapai tujuan.
Manajer yang efektif akan memanfaatkan sumber daya
organisasi sedemikian rupa sehingga membuahkan hasil kerja yang baik serta
memberikan kepuasan bagi mereka yang ikut serta dalam melaksanakan pekerjaan
yang diperlukan. Terdapat dua kriteria utama yang berhubungan dengan suatu
kinerja masing-masing adalah efektifitas dan efesiensi.
a. Efektifitas Kinerja
Efektifitas kinerja merupakan suatu ukuran tentang
pencapaian suatu tugas atau tujuan. Apabila seorang supervisor dalam sebuah
perusahaan manufaktur, efektifitas kinerja adalah apabila unit kerja seseorang
mampu memenuhi target produksi baik dalam hal kuantitas maupun kualitas yang
dihasilkan.
Pandangan mengenai efektifitas,
pada tingkatan paling dasar terletak efektifitas individu,pandagan dari segi
individu menekankan hasil karya karyawan atau anggota tertentu dari
organisasi.tugas yang harus dilaksanakan biasanya di tetapkan sebagai bagian
dari pekerjaan atau posisi dalam organisasi. Prestasi kerja individu dinilai
secara rutin lewat proses evaluasi hasil karya yang merupakan dasar dari
kenaikan gaji, promosi dan imbalan lain yang tersedia dalam organisasi.
Jarang sekali individu bekerja sendirian atau
terpisah dari oarang-orang lain dalam organisasi. Dalam kenyataannya individu
biasanya bekerja bersama-sama dalam kelompok kerja. Jadi kita masih perlu
memikirkan pandangan lain mengebai efektivitas, yakni pandangan dari segi
efektivitas kelompok. Dalam beberapa
hal, efektivitas kelompok adalah sejumlah konstribusi dari semua anggotanya.
Pandangan yang ketiga adalah
efektivitas organisasi. Organisasi
terdiri dari individu dan kelompok; karna itu efektivitas organisasi terdiri
dari efektivitas individu dan kelompok. Organisasi mampu mendapatkan hasil
karya yang lebih tinggi tingkatannya daripada jumlah hasil karya tiap-tiap
bagiannya. Sebenarnya, alasan bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan
pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan pekerjaan yang
lebih banyak daripada yang mungkin dilakukan oleh individu.
b. Efisiensi
Kinerja
Efisiensi kinerja mengukur
biaya sumber daya yang diperlukan sehubungan dengan mencapai suatu tujuan dalam
hal ini adalah pembandingan antara keluaran (output) riil yang dihasilkan
dengan masukan ( input ) yang digunakan.
Seorang manajer yang efesien
adalah, seorang yang mencapai output, atau hasil, yang di ukur dengan input (
tenaga kerja, material, dan waktu ) yang dipergunakan. Manajer yang bertindak
secara efesien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.
2.5. Pengertian Organisasi
Organisasi sebagai wadah dalam menjalankan kegiatan pada prinsipnya merupakan sub bagian pembahasan dalam manajemen yang tidak dapat di pisahkan satu dengan yang lainnya , karena organisasi merupakan salah satu alat yang digunakan dalam manajemen dalam mencapai tujuan yang di inginkan, yang pada pelaksanaannya sebagai kerangka kerja dan cara kerja secara bersama-sama dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapai
Kata ”organisasi” mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat 2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut :
a. Departementalisasi
b. Pembagian kerja
Departementalisasi adalah pengelompokan-pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi yang ditunjuk oleh suatu bagan organisasi.
Sedangkan pembagian kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian, Istilah tersebut digunakan untuk menunjukan hal-hal berikut ini :
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
b. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
d. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam depertemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperluka untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
a. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatianya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :
a. Pembagian kerja,
b. Departementalisasi (atau sering disebut dengen istilah depertementasi)
c. Bagan organisasi formal
d. Rantai pemerintah dan kesatuan pemerintah
e. Tingkat-tingkat hierarki manajemen
f. Saluran komunikasi
g. Penggunaan komite
h. Rentang manajemen informal yang tak dapat dihindarkan.
2.6. Hubungan Manajemen dalam Suatu Organisasi
2.6.1. Fungsi perencanaan
manajemen dalam sebuah organisasi
Fungsi perencanaan sering kali dinamakan
sebagi fungsi utama dari kegiatan manajemen, karena dalam perencanaan seluruh
rangkaian aktivitas yang akan dilakukan, mengapa melakukan, kapan, dimana dan
bagaimana melakukannya disusun. Dapat dikatakan, jika tidak ada fungsi
perencanaan manajer tidak akan pernah tahu apa yang harus diorganisasikan,
diarahkan dan dikontrol. Proses perencanaan melibat dua elemen penting, yaitu tujuan (goals)
dan rencana (plan). Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil
yang diharapakan dapat diraih atau
dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Rencana (plans)
adalah segala bentuk konsep bentuk dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan
dicapai dan bagimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari
proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian
tujuan. Sebagai seorang manajer prencanaan, tujuan dan rencana adalah sesuatu
yang harus dirumuskan olehnya.
a) Beberapa
Jenis Tujuan (Types of Goals)
Secara
sederhana, kita dapat memahami bahwa setiap organisasi memiliki suatu tujuan
akhir. Misalnya, untuk organisasi bisnis atau perusahaan tujuan yang ingin
dicapai adalah maksimalisasi keuntungan (Profit Maximation) . untuk
organisasi nonprofit semisal yayasan, tujuan yang ingin dicapai adalah
pemenuhan akan kebutuhan sekelompok orang tertentu. Dari segi keluasan dan
waktu pencapaian, tujuan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu tujuan strategis (Strategic Goals),
tujuan taktis (Tactical Goals), dan tujuan operasional (operational
Goals). Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai leh perusahaan
dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya 3 hingga 5 tahun atau lebih.
Sebagai contoh tujuan srategis adalah "untuk menjadi market leader
dalam bisnis makan siap saji". Pencapaian tujuan ini jelas tidak dapat
dicapai dalaamhitungan hari, akan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama.
Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalamjangka
waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis. Biasanya
pencapaian tujuan ini antara 1 hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan
taktis adalah "meningkatkan pangsa pasar sebesar 30%". Peningkatan
pangsa pasar sebesar 30% akan membantu perusahaan tersebut untuk menjadikan
market leader dalam jangka panjang. Tujuan opersional adalah tujuan yang ingin
dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan , biasanya antara 6 bulan hingga
1 tahun. Kadangkala juga dapat hingga mencapai 2 tahun. Tujuan operasional ini,
dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporan keuangan perusahaan yang
biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun. Sebagai c.ntoh dari tujuan
opersional adalah "meningkatkan penjualan makanan siap saji sebesar 20%
disetiap outlet". Peningkatan penjualan makanan siap saji sebesar 20%
disetiapa outlet akan menunjukkan bahwa jumlah pelanggan yang membeli kepada
perusahaan tersebut meningkat, dan dengan demikian akan mendukung pencapaian
tujuan taktis, yaitu memperluas pangsa pasar menjadi 30%.
b) Beberapa
Jenis Rencana (Type of Planes)
Rencana memiliki beberapa jenis, jika dilihat dari berbagai segi yang terkait, yaitu dari segi
keluasan waktu (breadth and time frame), dari segi kejelasan (specifity),
dan segi
frekuensi penggunaan (frequency of Use ).
Dari segi keluasan waktu rencana dapat dibedakan menjadi:
a.
Rencana
strategis atau jangka panjang adalah (strategic plan or long-term plans)
adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau
perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan (strategic goals or organizational objectives). Bagaimana
suatu perusahaan dapat menjadi marcet leader dalam makanan siap saji
disusun dalam rencana strategis ini.
b.
Rencana
taktis atau jangka menengah (tactical plans or mid-term plans) adalah rencana yang
dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan
tercapainya tujuan jangka panjang. Bagiamana peningkatan pangsa pasar sebesar
30% dirumuskan dalam perencanaan taktis atau jangka menengah ini.
c.
Rencana
operasional atau jangka pendek (oprerasonal plans or shorth-term plan)
adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek dan sebagai
dorongan tercapainya tujuan jangka menengah. Bagaimana peningkatan penjualan
makanan siap saji di setiap outlet yang dimiliki perusahaan dirumuskan dalam
rencana ini.
Dari segi kejelasan, rencana dapat dibagi dua, yaitu:
a)
Rencana
spesifik (specific plans) adalah rencana yang rumusanya sudah jelas dan
tidak memerlukan interpretrasi. Sebagai contoh, manajer menetapkan adanya
peningkatan pangsa pasar sebesar 30% barangkali akan membuat rencana yang
sangat jelas seperti prosedur kerja yang spesifik, alokasi anggaran yang ketat,
dan penjadwalan yang sudah jelas dan
ketat.
b)
Rencana
Direktif (directional plans) adalah rencana yang dirumuskan unutk
mencapai tujuan tertentu, akan tetapi dalam pencapaiannya memberikan
keleluasaan atau fleksibilitas untuk pencapaianya. Bagaimana peningkatan pangsa
pasar sebesar 30% dapat dicapai barangkali tidak memerlukan rencana yang begitu
spesifik.
Dari
segi frekuensi penggunaan (frekuency of use), rencana dapat
dibagi menjadi:
a) Rencana sekali pakai (single-use plan), biasanya
dilakukan untuk organisasi yang sifatnya kegiatanya temporal, seperti
kepanitiaan. Contohnya adalah rencana kepanitiaan seminar, lokakarya dan
lain-lain.
b) Rencana yang penggunaanya secara terus-menerus (standing
plans), biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatanya terus berkelanjutan dari waktu ke waktu.
Contohnya adalah kebijakan, prosedur, dan aturan keja yang digunakan secara
berkelanjutan oleh seluruh anggota organisasi.
2.6.2. Fungi pengorganisasian dalam
suatu organisasi
Dalam
proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumberr daya
organisasi sesuaidengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka
kerja organisasi tertentu. Empat pilar
dalam pengorganisasian:
a.
Pilar
pertama:
pembagian kerja (division of work), dalam perencanaan
berbagai kegiatan atau pekerjaan untuk pencapaian tujuan tentunya telah
ditentukan. Keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang telah direncanakan tersebut
tentunya perlu disederhanakan guna memepermudah bagaimana pengimplementasianya.
Upaya untuk menyederrhanakan dari seluruh kegiatan dan pekerjaan yang mungkin
saja bersifat komleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiapa orang
akan ditempatkan dan ditugaskan untuk kegiatan yang sederhana dan spesifik
tersebut dinamakan sebagai pembagian kerja (division of work). Sebagai
contoh, dalam bisnis restoran , pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja
untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir dan lain-lain.
b. Pilar kedua: pengelompokan kerja ( departmentalization ), setelah pekerjaan
dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan
berdasarkan kriteria tertentu yagn sejenis. Sebagai contoh, untuk bisnis
restoran, pencatatan menu, pemberritahuan menu kepada bagian dapur, hingga
pengiriman makanandari bagian dapur kepada
para pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen
tertentu.
c.
Pilar
ketiga: penentuan relasi antarbagian dalam organisasi (hierarchy), ada dua
konsep penting dalam proses penentuan
hieraraki ini, yaitu span of
management control dan chain of command. Span management control terkait
dengan jumlah orang atau bagian bawah suatu departemen yang akan berrtanggung
jawab kepada departemen atau bagian tertentu. Sebagai contoh, jika kita kembali
menggunakan bisnis restoran tersebut diatas, barangkali kita dapat bertanya lebih jauh, apakah ada bagian atas
ketiga departemen atau bagian tersebut? Atau juga apakah ada bagian di
bawah setiap departemen?. Maka langkah selanjutnya adalah menentukan chain
of command, yang menjelaskan bagiamana batasan kewenangan dibuat dan siapa
dan bagaimana akan melaporkan ke bagian mana.
d.
Pilar
kempat: koordinasi (coordination), langkah selanjutnya adalah bagaimana agar
pembagian kerja yang telah dilakukan beserta penentuan desain organisasinya
berjalan secara efektif dan efisien? Disinilah peran dari koordinasi
diperlukan sebagia pilar terkhir dari pengorganisasian. Koordinasi (coordination)
sebagaimana menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) pada dasarnya adalah the
process of intergrating the activities of separate departments in order to
pursue organizational goals effectively. Koordinasi adalah proses dalam
mengintegrasikan seluruh aktivitas dari seluruh departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan
organisasi bisa tercapai secara efektif. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan
yang dilakukan disetiap bagian organisasi tidak akan terarah dan cenderung
hanya membawa misi masing-masing bagian.
2.6.3. Fungsi Pengarahan dan
Implementasi Manajemen Dalam suatu organisasi
Fungsi pengarahan yang dimulai dari desain organisasi hingga penempatan
sumber daya manusia untuk menjalankan rencana organisasi. Langkah berikut ini
adalah bagaimana kemudian keseluruhan rencana yang telah diatur menurut
struktur organisasi tertentu tersebut dapat diimplementasikan. Dalam manajemen
SDM perusahaan berusaha mendapatkan tenaga kerja yang terbaik untuk dapat
bekerja sesuai dengan jabatan-jabatan yang ada dalam organisasi, maka dengan
demikian langkah implementasi sangat ditentukan oleh sampai sejauh mana SDM
perusahaan atau tenaga kerja yang telah dipilih dan ditempatkan tersebut
menunjkan kinerja yang baik. Memandang sumber daya manusia berarti juga
memandang bahwa sekalian mereka adalah tenaga kerja perusahaan, juga merupakan
individu-individu yang memiliki karakteristiknya masing-masing. Jika demikian
halnya, maka karakteristik individu akan sangat menentukan bagaimana langkah
implementasi akan dijalankan. Bisa disimpulkan bahwa implementasi dari rencana
organisasi sangat bergantung kepada karakteristik individu yang terdapat dalam
organisasi. Oleh karenan itu , perusahaan perlu memahami lebih jauh mengenai
karekteristik individu tersebut, termasuk sikap dan perilaku dari setiap
individu perusahaan.
Kunci pertama
dalam fungsi pengarahan dan implementasi adalah pemahaman atas karakteristik
dan peran individu dalam organisasi. Keragaman karakteristik individu perlu
dipahami manajer sebelum implementasi dan fungsi pengarahan dilakukan. Hal
tersebut disebabkan karena keragaman individu dapat memberikan dampak yang
berlawanan satu sama lain. Dampak positif ketika keragaman tersebut menjadi
potensi untuk saling melengkapi, atau sebaliknya, dampak negatif sebagai sumber
konflik bagi organisasi.
2.6.4. Fungsi Pengawasan dan
Pengendalian Manajemen dalam Suatu
organisasi
a.
Pengawasan Berdasarkan proses kegiatan
Terdapat tiga jenis fungsi pengawasan pada
umumnya dilakukan manajemen di organisasi, terutama yang terkait dengan faktor
waktu dalam menjalankan fungsi pengawasan, yaitu pengawasan awal (feedforward
controlling), pengawasan proses (concurrent controlling), dan
pengawasan akhir (feedback controlling). Pengawasan awal dilakukan
biasanya untuk memastikan apakah seluruh faktor input produksi telah dilakukan
biasanya untuk memastikan apakah seluruh
faktor input produksi telah sesuai dengan standar atau tidak. Kualitas dan
kuantitas bahan baku, kualifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan
mesin, dan lain sebagainya adalah sebagaian dari contoh pengawasan awal atau feedforward
controlling. Sebagai contoh, bagi perusahaan yang bergerak dalam bisnis
restoran, dianatara pengawasan awal yagn dapat dilakukan adalah memastikan bahwa seluruh pekerja telah
diberi tahu mengenai seluruh tugas yang harus mereka kerjakan setiap harinya,
atau bagian dapur memastikan bahwa seluruh bahan-bahan makanan seperti
lauk-pauk, sayur-mayur, dan lain-lainya telah tersedia dan memenuhi standar
kesehatan dan kebersihan. Pengawasan proses adalah pengawasan yang dilakukan
pada saat sebuah proses tengah berlangsung. Ketika seluruh faktor input
produksi telah sesuai dengan standar, maka pengawasan preoses pada dasarnya
dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan organisasi dijalankan
sesuai dengan rencana dan prosedur kerja telah ditetapkan, serta memastikan
bahwa seluruh perangakat pendukung berjalan sebagaimana mestinya. Sebagai
contoh untuk pengawasan proses adalah bentuk penyeliaan (supervisi) yang
dilakukan oleh kepala dapur terhadap seluruh staf di dapur yang melakukan
kegiatan memasak, atau juga pengawasan dari kepala restoran terhadap seluruh
pekerja di seluruh bagian dari mulai proses memasak, menyajikan kepada
pelanggan, hingga bagaimana bagian keuangan mencatat dan mendokumentasikan
keuangan perusahaan. Pengawasan akhir merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat
akhir proses pengerjaan sesuai, yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang
diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di
awal proses yang telah dikerjakan. Contohnya, pengawasan yang dilakukan
terhadap makanan yang telah dimasak sebelum disajikan pelayanan (bagian dapur),
pengawasan terhadap bagaimana kesan pelanggan terhadap pelayanan selama di
restoran (dapat diketahui diantaranya melalui anagket atau kepala restoran
menanyai langsung sesaat sebelum
pelanggan keluar restoran), dan lain sebagainya.
b. Pengawasan Internal dan
Eksternal
Selain berdasarkan
proses kegiatan atau waktu kegiatan, berdasarkan subjek yang melakukan
pengawasan, jenis pengawasan juga dapat menjadi pengawasan internal(internal
control) dan pengawasan ekternal (external control). Pengawasan
internal adalah pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja
terhadap tugas yang dibebankan terhadapnya. Sebagai contoh, pekerja di bagian
dapur (koki) secara sadar mandiri melakukan pengecekan masakanya apakah
bahan-bahannya, proses memasaknya, hingga hasil masakanya sesuai dengan standar
restoran ataukah tidak. Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan
terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian di luar bagian
yang diawasi (biasanya bagian yang lebih tinggi). Kepala restoran mengawasi
kepala bagian dapur, keuangan,dan pelayan atau kepala bagian dapur mengawasi
staf bagian dapur, adalah salah satu contoh dari pengawasan eksternal.
BAB III
PENUTUP
3.1.
Kesimpulan
Setiap
organisasi membutuhkan manajemen untuk mencapai sasaranya. seorang manajer harus mampu mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan dalam organisasi tersebut. Dalam sebuah organisasi setiap
anggota organisasi mempunyai tanggung jawab masing-masing dalam mencapai
sasaran. Dengan manajemen, tujuan organisasi dapat tercapai yaitu mampu
melakukan proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Organisasi mampu memengaruhi masa kini, dimana organisasi
dapat mempersiapkan kebutuhan untuk masa kini seperti organisasi yang
memproduksi makanan siap saji. Kemudian organisasi mampu memengaruhi masa
depan, dimana organisasi mampu merencanakan dan mampu membangun masa depan yang
lebih baik dan membantu individu untuk melekukan hal yang sama. Dan organisasi
memengaruhi masa lalu, yakni organisasi belajar dari masa lalu untuk menjadi
lebih baik. Menurut Fayol manajemen dalam sebuah organisasi adalah sebuah keterampilan
seperti yang lain—seuatu yang dapat diajarkan kalau prinsip dasarnya dipahami.
Prinsip-prinsip menurut Fayol tidak secara kaku hsrus ada dalam setiap
organisasi, tetapi tetapi diseusaikan dengan situasi dan kondisi setiap
organisasi. Prinsip-prinsip itu adalah pembagian kerja, otoritas dan tanggung
jawab, disiplin, kesatuan komando, kesatuan pengarahan, menomorduakan
kepentingan individu dibandingkan dengan kepentingan umum, gaji, sentralisasi
dan disentraslisasi, rantai saklar, keteraturan, keadilan, stabilitas masa
jabatan, inisiatif, dan semangat korps. Manajemen dalam sebuaah organisasi
mempunyai landasan dalam menetapkan suatu tujuan atau yang sering disebut
dengan fungsi manajemen. Fungsi itu sendiri menurut Fayol adalah perencanaan,
pengorganisasian dan pengarahan. Dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari peran manajer, karena
peranya begitu penting dalam organisasi. Manajerlah yang menjadi
penentu apakah lembaga-lembaga sosial melayani kita dengan baik atau mereka
justru menyia-nyiakan potensi dan sumber daya yang kita miliki.
3.2. Saran
1. Dalam
organisasi, manajemen haruslah diimplementasikan dalam setiap kegiatan dan
aktivitas organisasi tersebut.
2. Manajer
harus mampu melakukan fungsi manajemen secara efektif dan efisien agar tujuan organsasi dapat tercapai.
3. Didalam
struktur organisasi manajer dari tiap-tiap bidang harus bisa melakukan
komunikasi secara kontinyu.
Daftar
Pustaka
M.Ivan cevich, john.
1999. organisasi dan manajemen. Jakarta: Erlangga.
Freeman, R. Edward. 1996. manajemen jilid 1 edisi Bahasa Indonesia.
Indonesia: PT Buana
Ilmu Populer.
Saefullah, kurniawan, dkk. 2004. pengantar manajemen. Bandung: Kencana.
0 komentar:
Posting Komentar